praxenguru ist modular aufgebaut
praxenguru ist die Praxisverwaltungssoftware für Heilmittelerbringer: Terminorganisation, Abrechnung, Patientenverwaltung, Statistik, Schnittstellen & Anbindungen und Datenschutz & Sicherheit stehen gleichermaßen zur Verfügung – dazu erste Funktionen rund um Telematikinfrastruktur und KIM.
Module im Überblick
Terminmanager
Kalender, Slot-Suche, Online-Buchung für Patienten und alles, was den Terminalltag automatisiert.
Modul im DetailAbrechnungsmanager
Von der Rezeptgebühr bis zur elektronischen GKV-Sammelrechnung nach § 302 SGB V – die komplette Abrechnung mit Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und Privatpatienten direkt aus praxenguru heraus.
Modul im DetailPatientenmanager
Ärzte, Patienten und Verordnungen praxisweit an einer Stelle statt verstreut über einzelne Termine.
Modul im DetailStatistik
Vier Auswertungen, die zeigen, wo die Praxis steht – mit Zeitraum-Filter, Diagramm und Tabelle statt Bauchgefühl.
Modul im DetailWhite-Labeling
Praxenguru zeigt Ihre Praxis, nicht unsere Marke – auf jeder Ansicht, die Team und Patienten zu sehen bekommen. Ab dem Premium-Paket enthalten.
Modul im DetailDatenschutz & Sicherheit
Für den Umgang mit Gesundheitsdaten gebaut – lückenlos nachvollziehbar, auskunftsfähig und auch bei einem Serverausfall nicht hilflos.
Modul im DetailSchnittstellen & Anbindungen
praxenguru öffnet sich nach außen, statt eine geschlossene Insel zu sein – über den lokalen praxenguru-gateway für Hardware vor Ort und eine offene REST-API für externe Software-Systeme.
Modul im DetailTelematikinfrastruktur & KIM
Erste Anbindung an die Telematikinfrastruktur und sichere KIM-Nachrichten an Arztpraxen, Kassen und andere TI-Teilnehmer – als Beta-Funktion mit bewusst eingeschränktem Funktionsumfang.
Modul im DetailTermine, die sich von selbst planen
Ein freier Slot berücksichtigt automatisch Qualifikation, Arbeitszeit und Raum. Das Modul Terminmanager deckt den kompletten Terminalltag ab – von der Kalenderplanung bis zur Online-Buchung durch Patienten.
Terminplanung, die mitdenkt
Ein Kalender, der Qualifikation, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Raumbelegung gleichzeitig im Blick behält.
- Ressourcenansicht für alle Therapeuten und Behandlungsräume auf einen Blick
- Automatische Konfliktprüfung – keine Doppelbuchung von Personal oder Raum
- Termine per Drag & Drop verschieben, inklusive Verfügbarkeitsprüfung in Echtzeit
- Gruppentherapie: Patienten treten bestehenden Terminen bei, statt Duplikate zu erzeugen
- Haupt- und mitbehandelnde Therapeuten für gemeinsame Behandlungen
- Interne Blocker-Termine (z. B. Teambesprechung) ohne Patientenbezug
- Vormerkungen: online oder intern reservierte Termine laufen nach einer konfigurierbaren Frist automatisch ab, falls nicht bestätigt
- Hausbesuche: automatischer Fahrt- und Rüstzeit-Sperrblock vor dem Termin, Dauer frei konfigurierbar
- Zwischenablage: bis zu 20 zuletzt gemerkte Patienten, Rezepte oder Freitexte per Drag & Drop direkt auf einen Kalender-Slot ziehen
- Kalender frei einstellbar: Zeitraster von 1 bis 60 Minuten, Namensreihenfolge und Höchstzahl gleichzeitig angezeigter Therapeuten-Spalten
- Optional: ein Termin lässt sich erst als „behandelt“ markieren, wenn dazu ein Eintrag in der Verlaufsdokumentation vorliegt
Intelligente Slot-Suche
Findet in Sekundenschnelle einen Termin nach individuellen Anforderungen an Behandler, Zeit und Ressource.
- Berechnet freie Slots aus Arbeitszeiten, Abwesenheiten, bestehenden Terminen und Pflicht-Ressourcen
- Ressourcentyp-Pool: eine passende freie Ressource wird automatisch aus dem Pool zugeteilt
- Bevorzugt lückenlos anschließende Termine, damit im Kalender kein Leerlauf entsteht
- Race-Condition-sicher: Klicken zwei Personen zeitgleich denselben Slot, verhindert praxenguru zuverlässig die Doppelbuchung
Magic-Terminoptimierung
Eine Arbeitsliste bewertet offene Rezepte nach frei definierbaren Formeln und zeigt, welche Patienten als Nächstes einen Termin brauchen – damit keine Frist und kein Rezept unbemerkt verfällt.
- Je Rezeptart eine Gültigkeitsformel, die die verbleibenden Tage aus dem Ausstellungsdatum berechnet
- Beliebig viele benannte Bewertungsformeln mit Variablen wie Tage seit Rezept-/erster/letzter Behandlung, Behandlungen diese/nächste Woche, verordnete Menge, Soll-/Ist-Frequenz je Woche und Anzahl freier Resttermine
- Priorisierte Arbeitsliste, um Terminausfälle und Fristüberschreitungen zu vermeiden
Online-Terminbuchung für Patienten
Die gleiche Verfügbarkeits-Engine, die Ihr Team nutzt, findet auch für Patienten in Sekunden den passenden Termin – rund um die Uhr, ohne Telefonwarteschleife.
- Geführter Buchungsweg: Fachbereich → Leistung → freier Termin
- Eigener, datensparsamer Patienten-Login getrennt vom Praxis-Team-Login
- Praxis legt je Patient fest, welche Leistungen online buchbar sind
- „Meine Termine“ mit Stornofrist, Terminliste als PDF oder per E-Mail
- Einstellbares Limit für gleichzeitig freigeschaltete Online-Patienten
Benachrichtigungen
Kunden elektronisch per E-Mail informieren, ohne dass jemand hinterhertelefonieren muss.
- E-Mails für Bestätigung, Änderung, Stornierung und Zahlungserinnerung bei offenen Rechnungen
- Frei editierbare E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern wie Name oder Terminliste
- Eigene SMTP-Einstellungen je Praxis, Passwort verschlüsselt gespeichert
- Kein zusätzlicher Mail-Client nötig – E-Mails laufen direkt über praxenguru
Therapie-Modus
Behandlungen per QR-Scan bestätigen statt Papierlisten führen: Rezept-Nummer und Behandler werden gescannt, praxenguru bucht die erbrachte Leistung direkt.
- QR-Code auf der Rezept-Rückseite mit der Kamera scannen, je Heilmittel die erbrachte Behandlung bestätigen
- Behandler auswählen oder per eigenem Behandler-Ausweis-QR scannen
- Zwei Zugangswege: im Praxis-Manager mit normalem Login, oder über eine eigene Seite für ein geteiltes Tresen-Tablet mit eigenem, vom Team-Login getrennten Konto der Rolle „Therapie-Modus“
- Geteilte Geräte werden einmalig freigeschaltet und lassen sich jederzeit einzeln widerrufen
Therapeuten
Qualifikationen und Arbeitszeiten je Therapeut – die Engine berücksichtigt sie bei jeder Terminvergabe automatisch.
- Mehrere Fachbereiche je Therapeut, individuelles Zeitraster und Arbeitszeiten je Wochentag
- Abwesenheiten nach Art (Urlaub, Krankheit, Fortbildung), ganztägig oder stundengenau
- Eigene Kalenderfarbe je Therapeut für die schnelle Übersicht
- Optionaler eigener Login je Therapeut, unabhängig vom Praxis-Team-Zugang
Ressourcen
Räume und Geräte als eigene Ressourcen verwaltet – die Engine verplant sie genauso zuverlässig wie Therapeuten.
- Räume und Geräte als Ressourcen mit eigenen Sperrzeiten
- Ressourcentypen bündeln gleichartige Ressourcen, z. B. alle Behandlungsräume
- Leistungen können konkrete Ressourcen oder ganze Ressourcentypen verlangen
- Aktivierung einzelner Ressourcen jederzeit steuerbar
Kommunikationsverlauf & Verlaufsdokumentation
Ein kleines CRM für die Praxis: Anrufe, E-Mails, mündliche Absprachen und die Verlaufsdokumentation je Patient laufen an einer Stelle zusammen – für das ganze Team nachvollziehbar.
- Kommunikationseinträge je Patient: Anrufe, E-Mails und mündliche Vereinbarungen lückenlos dokumentiert
- Wichtige Dokumente sicher und langfristig abgelegt, direkt dem Patienten und seinem Kommunikationsverlauf zugeordnet
- Verlaufsdokumentation mit Festschreibung – Korrekturen verweisen auf den Ursprungseintrag statt ihn zu überschreiben
- Berichtsvorlagen nach WHO-Standard, direkt in der Verlaufsdokumentation nutzbar
- Texte in der Verlaufsdokumentation frei formatieren (Markdown: Überschriften, Listen, Fett/Kursiv) für besser lesbare Einträge
- Eigene Verlaufsvorlagen erstellen und immer wieder verwenden
Rezepte & Heilmittel-Verordnungen
Verordnungsmanagement, das die deutsche Heilmittel-Richtlinie wirklich abbildet – nicht nur ein Textfeld dafür.
- Alle gängigen Rezeptarten: GKV-Standard, Blankoverordnung, Entlassmanagement, Langfristverordnung, BG-Rezept, Privatrezept (auch mit Steigerungssätzen PrivatX25/PrivatX50), besonderer Verordnungsbedarf
- Diagnose, ICD-10-GM-Codes nach amtlicher Jahresversion, Diagnosegruppe und Leitsymptomatik a/b/c/individuell
- Rezept-Fristen je Rezeptart konfigurierbar, mit praxisinternen Hinweistexten und Frist-Ampel direkt in der Liste
- Heilmittelkatalog mit bis zu 5 zeitlich gestaffelten Preis- und Zuzahlungsstufen
- Zuzahlungsbefreiungen mit mehreren, auch nicht zusammenhängenden Zeiträumen je Patient
- Rezept-Scan per Barcode im Patienten-Login: Patienten übermitteln Rezeptdetails eigenständig und ohne Medienbruch direkt an die Praxis
- Status „Abgerechnet“ mit direkter Verknüpfung zur Rechnungs- bzw. Sammelrechnungsnummer aus dem Abrechnungsmanager
Wecker: akustische & optische Erinnerung
Ein Wecker erinnert das Team zuverlässig an Dinge, die im Trubel leicht untergehen – etwa das Ende einer Fango- oder Rotlichtbehandlung.
- Akustisches und optisches Signal direkt in praxenguru – kein Zusatzgerät nötig
- Beliebig viele Wecker gleichzeitig, je mit eigenem Kanal (z. B. „Fango Raum 1“)
- Frei wählbare Vorlaufzeit in Minuten je Wecker
Dashboard
Der erste Blick am Morgen zeigt genau das, was für den Tag wichtig ist.
- Schnellsuche für freie Termine direkt vom Dashboard aus
- Offene Termine und Team-Erinnerungen auf einen Blick
- Frei sortierbare, ausblendbare Widgets je Mitarbeiter
- Fünf Farbthemen – Funktional, Frisch, Warm, Klassisch, Verspielt – in den Einstellungen frei wählbar, um das Farberlebnis individuell anzupassen
- Responsives Design: die Bedienung funktioniert direkt im Browser auf Smartphone, Tablet und Laptop – ganz ohne separate App
Abrechnung, Patientenverwaltung & mehr
Eigenständige, praxisübergreifende Module – gleichrangig zum Terminmanager, nicht bloß Zubehör dazu.
Abrechnungsmanager
Von der Rezeptgebühr bis zur elektronischen GKV-Sammelrechnung nach § 302 SGB V – die komplette Abrechnung mit Krankenkassen, Berufsgenossenschaften und Privatpatienten direkt aus praxenguru heraus.
- GKV-Sammelrechnung § 302 (elektronisch): erzeugt die elektronische Datenaustauschdatei für die Datenannahmestellen der Kostenträger, gruppiert nach Kostenträger, mit Bearbeitungsstatus je Rezept
- GKV-Sammelrechnung auf Papier als Alternative zum elektronischen Verfahren
- Rezeptgebühren-Rechnungen (gesetzliche Zuzahlung) mit eigenem Status- und Zahlungsstatus-Workflow
- Einzelrechnungen an Privatpatienten sowie an Berufsgenossenschaften und sonstige Kostenträger, inkl. CSV-Export
- Zentrale, abrechnungsartübergreifende Zahlungseingangs-Übersicht mit Fälligkeiten und Zahlungsstatus
- Zahlungseingänge per Kontoauszug-Import automatisch abgleichen
- Heilmittel-Preisliste mit 604 vorbefüllten Positionen (Preisstufen, Umsatzsteuersatz, zulässige Rezeptarten) – per CSV import- und exportierbar
- Kostenträgerverwaltung inkl. automatischem Einlesen der offiziellen quartalsweisen GKV-Kostenträgerdateien aller Kassenarten
- Eigene Rechnungsstammdaten für rechtssichere Rechnungsstellung: fortlaufende Rechnungsnummer, Steuernummer/USt-IdNr., IBAN/BIC, Umsatzsteuersätze
Patientenmanager
Ärzte, Patienten und Verordnungen praxisweit an einer Stelle statt verstreut über einzelne Termine.
- Eigenständige Arzt- und Patientenverwaltung mit CSV-Export und Filtern, z. B. nach verordnendem Arzt
- Praxisweite Rezeptübersicht über alle Patienten hinweg, statt verstreut in Einzelfällen nachzuschauen
- Verlaufshistorie praxisweit einsehbar, nicht nur je Patient
Statistik
Vier Auswertungen, die zeigen, wo die Praxis steht – mit Zeitraum-Filter, Diagramm und Tabelle statt Bauchgefühl.
- Praxisauslastung: belegte Zeit im Verhältnis zur verfügbaren Arbeitszeit, je Zeitraum und Therapeut
- Umsatzverteilung fertiger Rechnungen nach Rezeptart, Heilmittelposition oder Krankenkasse
- Auftragseingang: Entwicklung neu eingehender Verordnungen über die Zeit
- Stornierungen & Absagen im Überblick
- Mitarbeiterauswertung je Therapeut mit allen verbuchten Behandlungen, Preisen und Summen, inkl. CSV-Export
White-Labeling
Praxenguru zeigt Ihre Praxis, nicht unsere Marke – auf jeder Ansicht, die Team und Patienten zu sehen bekommen. Ab dem Premium-Paket enthalten.
- Intelligentes White-Labeling: eigenes Branding in Therapeuten-/Praxismanager-Ansichten und im Patienten-Buchungsbereich
- Individuelles Impressum und individuelle Datenschutzerklärung je Praxis-Konto möglich
- Eigenes Logo, Favicon und Fußzeilentext je Praxis-Konto, auch in E-Mail-Vorlagen
- Klare Rollentrennung: Praxis-Admin, Rezeption, Therapeut, Abrechner
Datenschutz & Sicherheit
Für den Umgang mit Gesundheitsdaten gebaut – lückenlos nachvollziehbar, auskunftsfähig und auch bei einem Serverausfall nicht hilflos.
- Aktivitätsprotokoll: jede Änderung lückenlos mit Zeitpunkt, Objekt und ausführender Person nachvollziehbar
- Patientenauskunft: eigene Textvorlage, um Auskunftsersuchen von Patienten zu den über sie gespeicherten Daten schnell und einheitlich zu beantworten
- Notfallmodus: optionaler, stündlich lokal erzeugter und verschlüsselter Lese-Snapshot der wichtigsten Daten (Termine der nächsten zwei Wochen, Ärzte, Patienten, offene Rezepte, Kostenträger) auf jedem Gerät – für den seltenen Fall eines Serverausfalls, nur verfügbar, solange praxenguru für alle Bereiche datenführend ist
- Eigener 6-Gruppen-Notfall-Code für die ganze Praxis, standardmäßig deaktiviert; im Ernstfall lässt sich die Notfalldatei über „Notfall-Termine importieren“ wieder einlesen
Schnittstellen & Anbindungen
praxenguru öffnet sich nach außen, statt eine geschlossene Insel zu sein – über den lokalen praxenguru-gateway für Hardware vor Ort und eine offene REST-API für externe Software-Systeme.
- praxenguru-gateway: schlanker, kostenloser Client verbindet Praxis-Hardware mit der Cloud, ausschließlich über ausgehende Verbindungen
- Bondruck für Terminbons (mit Praxislogo, Kopfzeile und QR-Code) und Behandlungslisten der Therapeuten
- eGK-Auslese: Versichertenstammdaten automatisch von der elektronischen Gesundheitskarte übernehmen – offline per Kartenleser oder online über den TI-Konnektor mit Gültigkeitsprüfung
- Kartenzahlung: Girocard-Zahlungsterminal direkt für Rezeptgebühren und Privatrechnungen anbinden, Zahlung wird automatisch verbucht
- Selbstbuchungs-Terminal: jedes freigegebene Gerät wird zum Buchungsterminal in der Praxis und druckt nach der Buchung automatisch einen anonymen Beleg ohne Patientennamen
- Einrichtung per zeitlich begrenztem Kopplungscode, mehrere Geräte gleichzeitig koppelbar, jede Freigabe einzeln widerrufbar, läuft auf einfachem Windows-PC, Raspberry Pi oder NAS
- Offene, tokenbasierte REST-API für Patienten, Therapeuten, Termine, Rezepte, Kostenträger, Ärzte, Heilmittel, Kommunikation und Backup
- Import-Schnittstellen für Stammdaten aus Drittsystemen
- Datenhoheit je Bereich frei wählbar – praxenguru oder Ihr externes System bleibt „Master“
- Jede API-Rubrik einzeln freischaltbar; eigene API-Zugänge, unabhängig vom Team-Login
- Öffentlicher Schlüssel für die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ebenfalls automatisch per API abrufbar
Telematikinfrastruktur & KIM: erste Schritte, bewusst als Beta
Diese Funktionen laufen bereits in praxenguru, allerdings mit bewusst eingeschränktem Funktionsumfang. Nutzung ausdrücklich nur zum Testen und in Rücksprache mit uns.
Telematikinfrastruktur & KIM
Erste Anbindung an die Telematikinfrastruktur und sichere KIM-Nachrichten an Arztpraxen, Kassen und andere TI-Teilnehmer – als Beta-Funktion mit bewusst eingeschränktem Funktionsumfang.
- KIM-Nachrichten senden und abrufen über den praxenguru-gateway, Ende-zu-Ende-verschlüsselt im Browser mit dem Praxis-Schlüssel – der praxenguru-Server sieht keinen Klartext
- Zwei unterstützte Anbieter-Varianten: Clientmodul (SMTP/POP3-Proxy) oder KIM-as-a-Service (REST-Schnittstelle)
- TI-Zugang wahlweise über einen Konnektor in der Praxis oder ein TI-Gateway eines Rechenzentrums, SMC-B-Praxisausweis vorausgesetzt
- Noch nicht enthalten: Anhänge im KIM-Versand, S/MIME-Signaturprüfung, QES/eHBA, ePA und TI-Messenger
- Ausdrücklich nur für Testbetrieb und in Rücksprache mit uns freigegeben – beide Funktionen lassen sich im Funktionsumfang gezielt zu- oder abschalten